L'Institut Régional d'Administration (IRA) de Nantes a choisi MEDIAplus eLearning des Editions ENI pour former ses stagiaires en formation initiale à la bureautique. Les formations en présentiel ont été remplacées par des formations en mode e-learning accompagnées par des tuteurs ENI. En ces temps de restriction budgétaire, l'IRA de Nantes apprécie d'avoir pu économiser 8% par rapport à l'ancien dispositif tout en améliorant l'efficacité des formations. Retour d'expérience...
L'Institut Régional d'Administration (IRA) de Nantes est une école publique qui forme de futurs cadres fonctionnaires. Chaque année, elle accueille 130 personnes recrutées sur concours. Leur cursus de formation comprend notamment un apprentissage de la bureautique, qui était auparavant assuré de manière classique, en présentiel. Ces formations étaient assurées par des intervenants extérieurs - des cadres du secteur public - qui intervenaient de manière ponctuelle en plus de de leur activité habituelle. « Nous avions 8 intervenants différents, ce qui nous demandait beaucoup de temps de coordination. De plus, ces personnes ayant un autre métier par ailleurs, elles avaient beaucoup de mal à dégager du temps pour faire des réunions de coordination pédagogique » explique Mme Champigny, Directrice des Etudes et des Stages de l'IRA de Nantes. L'ancien dispositif a également été remis en cause car les différences de niveaux étaient telles qu'il n'était pas possible de mettre en place des groupes homogènes en présentiel, ni de les multiplier, surtout avec un emploi du temps très chargé. D'où une insatisfaction générale. « De plus, en 2009/2010, le Ministère de la Fonction Publique a demandé aux écoles de réfléchir à l'individualisation de la formation. Nous avons donc saisi cette opportunité pour remettre à plat notre dispositif » ajoute-t-elle.
Après appel d'offres, l'IRA de Nantes a sélectionné la solution MEDIAplus eLearning des Editions ENI pour assurer leurs formations bureautiques tutorées. « Nous avons choisi ENI car la qualité pédagogique et la qualité de services étaient au-dessus du lot » détaille Mme Champigny. « De plus, l'apprentissage en environnement réel, dans le logiciel, est un vrai plus que les autres n'ont pas » ajoute-t-elle.
En début de cursus, dès les premières semaines d'arrivée à l'IRA, un tuteur ENI vient expliquer aux stagiaires la méthode e-learning : comment se connecter, comment l'outil fonctionne, en quoi consiste l'individualisation des formations...
La Direction de l'IRA de Nantes communique de son côté sur le dispositif e-learning. « Nous rappelons notamment aux stagiaires que, bien qu'ils soient en mode e-learning, les cours restent obligatoires. Nous leur expliquons que ces cours sont dispensés de manière originale et individuelle, et que la gestion du temps de formation est à la carte. » précise-t-elle. Pour ces formations e-learning obligatoires, l'IRA libère du temps, mais chaque stagiaire l'utilise comme il l'entend. Charge à lui de terminer ses formations dans le temps imparti. Le stagiaire peut choisir de se former pendant ce temps dévolu ou à un autre moment, depuis son domicile par exemple. Les stagiaires se connectent depuis un poste distant, qu'ils soient à l'école ou ailleurs et bénéficient d'un parcours de formation individualisé en fonction de leur niveau et de leurs besoins.
L'accompagnement est assuré par un tuteur ENI et consiste en un tutorat asynchrone à distance, les stagiaires pouvant échanger avec leur tuteur par e-mail pendant toute la durée du cursus. L'IRA a accès à tout un ensemble de données pour un reporting et un suivi personnalisé. « J'ai une visibilité complète sur qui se connecte, combien de temps et le niveau de progression sur chaque logiciel. Ce qui me permet de faire des relances. C'est vraiment très pratique » détaille Mme Champigny.
« Nous en sommes à notre 3ème promotion avec ce mode de fonctionnement et le bilan est extrêmement positif, les stagiaires sont très satisfaits.» explique t-elle. « C'est vraiment pour nous une très bonne opération, pédagogiquement, mais aussi financièrement. Nous avons économisé environ 8% de notre budget formation par rapport au présentiel. Ce n'est pas négligeable en ces temps de restrictions budgétaires ! » ajoute t-elle.
Pour conclure, Mme Champigny nous livre ici ses conseils pour bien mettre en place un projet e-learning. « Ce qui nous a beaucoup aidé dans la réussite de ce projet, c'est que nous avions une idée très précise des défauts du présentiel, notamment la non prise en compte du niveau hétérogène des étudiants. C'était vraiment important pour nous d'injecter de l'individualisation dans le dispositif » précise-t-elle. « Il est également très important de bien communiquer sur l'outil auprès du public, pour lever les éventuelles réticences, et expliquer concrètement comment cela va se passer. Autre facteur de réussite important : l'aspect technique. L'informatique doit être impliquée pour valider techniquement le dispositif et s'assurer que tout fonctionne correctement le jour J ! » conclut-elle.
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