Seul un écosystème formation-RH digitalisé permet de faire face aux besoins de gestion des compétences, d’améliorer la performance de chaque collaborateur, de travailler sa marque employeur, et donc de transformer les méthodes d’apprentissage en avantages concurrentiels… Mais, quelle stratégie de digitalisation de la formation a les meilleures chances de réussite, et comment l’appliquer ? En particulier, quels outils choisir ? Où se trouvent les points de vigilance ?

Étape 1 : identifier les objectifs

À première vue, les objectifs sont liés à votre environnement et votre existant. Vous aurez différentes attentes si vous travaillez dans un organisme de formation, dans un groupe de restauration rapide ou dans une grande banque. Pourtant, dans chaque cas, le projet de digitalisation concernera les quatre mêmes départements ou services : le département formation, le département RH, le département commercial/marketing et le département informatique.

Il est important que chacun pose ses attentes et ses impératifs. Par exemple :

Département formation : concevoir des formations plus attractives, fluidifier les actions d’administration, répondre plus facilement aux critères Qualiopi, intégrer tous les acteurs (formateurs, responsables formations, experts) dans un processus collaboratif…

Département RH : permettre le développement des compétences tout au long de la carrière, rendre les collaborateurs plus performants, instaurer une organisation apprenante, se démarquer de la concurrence…

Département commercial et marketing : onboarder rapidement les nouveaux arrivants et le réseau de vente, avoir une formation continue à jour, avoir des collaborateurs engagés et moteurs dans leur montée en compétences, onboarder rapidement les nouveaux clients…

Département informatique : centraliser les savoirs et connaissances dans un environnement sécurisé, intégrer l’environnement formation au SI déjà en place, s’assurer de la pérennité de l’infrastructure informatique, s’assurer de la conformité au RGPD, etc.

Étape 2 : choisir le bon partenaire

Les objectifs étant explicitement définis et priorisés, il faut maintenant choisir le partenaire éditeur avec lequel collaborer. Ne négligez pas cette étape, il s’agit d’un engagement important. Une relation de confiance doit être établie dès le début du projet. 

Intégrer dans votre cahier des charges les informations essentielles : nombre d’apprenants, contexte multilingue et multiculturel, contenus de formation déjà existants (synchrone, digital, blended), outils déjà en place que vous souhaitez continuer d'utiliser, axes pédagogiques que vous désirez développer (social learning, gamification, blended learning, adaptive learning…), profils des futurs créateurs de contenus (formateurs internes, externes, consultants, experts, collaborateurs volontaires…), besoin d’intégration avec le SI déjà existant. Ces données vous permettront de ne rien oublier et de poser les bonnes questions lors des démonstrations des différents éditeurs que vous consulterez.

Deux conditions sont indispensables pour effectuer votre choix : 

• La plateforme doit couvrir l’ensemble des objectifs définis pour le court terme, mais également proposer des fonctionnalités que vous n’aviez pas jugées indispensables. Ces dernières vous aideront à faire monter en puissance votre projet. Par exemple : l’émargement dématérialisé, l’évaluation de la formation, la planification massive de séances de formation, la gamification, l’adaptive learning…
• Le partenaire éditeur doit savoir et pouvoir vous accompagner sur toute la durée du projet, y compris après la phase de lancement. Assurez-vous que le support technique est facilement joignable, qu’un chef de projet vous est assigné, que vous pouvez déclencher des points d’échanges à votre guise ; assurez-vous aussi de pouvoir intervenir dans le choix des priorités fixées par l’éditeur à sa roadmap logicielle.

Étape 3 : monter en puissance

Le choix du partenaire est arrêté : la mise en place de la plateforme commence. Là encore, il convient de suivre un plan bien structuré.

Mise en place et prise en main de la plateforme : le projet débute réellement avec le KickOff. Chez E-TIPI LEARNING, c’est votre premier rendez-vous avec votre chef de projet attitré. Vous allez ensemble valider les prochaines étapes. Tout d’abord, la livraison d’un environnement « sandbox » dans lequel vous allez pouvoir prendre en main la solution. Viennent ensuite les ateliers de configuration : comment customiser la plateforme à vos couleurs, comment scénariser et organiser les contenus, comment gérer les différentes populations. Selon la complexité de votre environnement SI, il peut être nécessaire de prévoir des ateliers techniques.

Déploiement des formations : la plateforme est maintenant configurée et livrée. Vous pouvez déployer vos premières formations, digitales, synchrones et blended learning. L’outil auteur intégré doit vous permettre de rapidement créer de nouveaux contenus, ou tout simplement de moderniser vos contenus existants. Chez E-TIPI LEARNING, le chef de projet vous aidera à optimiser ces temps de déploiement. De plus, nous mettons à disposition une académie digitale pour vous guider à votre rythme.

Ouverture aux collaborateurs : l'ouverture de la plateforme aux collaborateurs est un grand moment. Pensez à établir une communication efficace. E-TIPI LEARNING peut vous accompagner dans la réalisation de teasers vidéo, de newsletters percutantes, de campagne de communication interne multimodale… Pendant cette phase d’ouverture, nous sommes encore et toujours à vos côtés pour garantir de forts taux d’adoption dès les premières semaines.

Implication de nouveaux acteurs : la plateforme a rencontré un beau succès d’ouverture. C’est le moment de monter en puissance et d’embarquer de nouveaux acteurs pour créer des contenus et animer la plateforme. Appuyez-vous sur des experts pour créer des corners métiers. Activez de nouvelles fonctionnalités de la plateforme. Là encore, les consultants E-TIPI LEARNING sont présents pour vous aider à onboarder ces nouveaux acteurs.

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