Dans un monde où toute se digitalise, numériser son offre de formation devrait être un non-événement. Reste que cette migration impacte suffisamment les pratiques d’organisation des équipes Formation pour être prise au sérieux, tant en matière d’analyse que de définition de stratégie et de déploiement.

Dès lors, comment bâtir une stratégie pérenne, mobilisatrice et efficace de digitalisation de la formation en 5 règles d’or ?

Règle numéro 1 - Etablir un diagnostic en ayant bien en tête que digital n’est pas synonyme d’outils digitaux
Faire un état des lieux, ce n’est pas seulement se contenter de faire l’inventaire des outils numériques de formation déjà en place dans l’entreprise. En matière de digitalisation, la question des usages, bien que sous-estimée, est fondamentale : il arrive parfois que des communautés informelles très efficaces se forment au sein des organisations. Les ignorer, c’est prendre le risque de passer à côtés des usages existants et se priver de l’adhésion des collaborateurs. Dans la même logique, il est indispensable de cerner le niveau de maturité et d’ouverture face aux enjeux du numérique et d’identifier les accès aux contenus digitaux pour déceler les freins et les menaces liés au projet de digitalisation. Dernier point, non des moindres : il faut s’assurer que la culture numérique du service Formation est suffisante pour mener la migration !

Règle numéro 2 - Définir une stratégie selon une obsession : la création de valeur
La mission du Responsable Formation n’est pas de concevoir une stratégie digitale mais une stratégie de formation qui tire parti du digital pour augmenter la création de valeur. Autrement dit, sa priorité est de renforcer significativement les parcours de formation pour prouver la contribution de la formation aux résultats opérationnels de l’entreprise et ainsi se positionner comme business partner. Plusieurs critères de mesure peuvent être mis en place pour appréhender l’efficacité de son nouveau programme de formation : Combien d’apprenants supplémentaires (salariés et écosystème) pourra-t-il toucher ? En quoi est-il plus solide d’un point de vue pédagogique ? Pourquoi représente-t-il un gain de temps pour l’équipe Formation ? Dans quelle mesure l’investissement consenti impactera-t-il la performance de l’entreprise ? etc.

Règle numéro 3 - Mobiliser les bons acteurs dans l’entreprise au bon moment !
Deux cibles particulièrement sensibles sont à consulter : la DSI, qu’il faut impliquer en partageant ces besoins en termes d’usages, en privilégiant le vocabulaire de la formation et non technologique pour ne pas empiéter sur la « chasse gardée » du DSI. Pour autant, le responsable Formation ne doit pas perdre de vue que la révolution digitale est avant tout une nouvelle manière d’appréhender le développement des compétences, pas une nouvelle technologie ! La Direction de la Communication doit également être partie prenante puisque, dès lors qu’un espace digital pour la formation est créé, il touche au territoire de l’intranet, pré-carré historique de la communication. S’ajoute l’écosystème externe car les formateurs extérieurs, habitués à délivrer des formations présentielles, doivent être convaincus de la nécessité de réécrire intégralement leurs programmes pour un usage digital.

Règle numéro 4 - Réussir avant le lancement en prouvant d’abord puis en communiquant
Les collaborateurs étant les meilleurs alliés, choisir une première population cible, facile à convaincre et ouverte au numérique est clé pour initier un premier déploiement. La promesse de changement ne doit pas s’exprimer sur le terrain du digital mais au travers d’une rhétorique de la formation et du développement des compétences. Chacun pourra ensuite témoigner à sa manière des bénéfices du nouveau processus digital en termes d’acquisition de compétences, de personnalisation, de suivi ou de gain de temps. Une fois que le basculement vers le nouveau dispositif de formation sera effectué auprès d’une masse critique de collaborateurs, viendra le temps du lancement d’un plan de communication massif, fondé sur des témoignages et contenus recueillis jusqu’alors.

Règle numéro 5 - Pérenniser sa stratégie digitale en prouvant son succès par des chiffres
La formation n’est plus un simple centre de coûts pour l’entreprise, elle crée désormais de la valeur et il s’agira de prouver que le nouveau dispositif digitalisé est meilleur d’un point de vue pédagogique qu’un parcours de formation 100% présentiel. Parce que la digitalisation offre l’avantage de transformer un événement ponctuel d’apprentissage en processus de long terme. Parce qu’aussi, elle donne les moyens de mesurer l’acquisition et la rétention de connaissances grâce à des quiz. Il s’agira ensuite de corréler les résultats en matière de formation à ceux de l’entreprise en termes de productivité ou de business et d’enfin calculer le ROI du projet.

Oui, les risques d’un projet de digitalisation existent et la transformation digitale de la formation est souvent perçue à la fois comme une menace et une opportunité. Le jeu en vaut néanmoins la chandelle ! Un diagnostic sérieux, une stratégie éclairée, un bon timing et des indicateurs pertinents sont la garantie d’un projet solide et forcément convaincant !

Alors, pourquoi attendre ?