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Au fur et à mesure que la formation se numérise, les départements formation collectent un nombre toujours plus important de données sur les programmes et résultats obtenus… Que faire de toutes ces données ? 
Il faut s'habituer à ces nouvelles données qui n'étaient pas tracées par les anciens dispositifs de formation. Le temps réellement passé par un salarié-apprenant sur un programme de formation en ligne, son point d'avancement, ses résultats au test de connaissance, les réactions enregistrées : ces données suivies par les plateformes LMS et les réseaux sociaux projettent la formation dans un nouveau monde.
Dans la statistique ancienne, on se préoccupait une fois l'an - en général dans les semaines précédant la production de la 2483 - de consolider et rapporter les dépenses de formation à la masse salariale, de tirer le nombre d'heures suivies par les salariés, par catégorie voire par genre… Ces données permettent de présenter un bilan plus ou moins avantageux (selon que l'entreprise se préoccupe plus ou moins de former son personnel) avant de disparaître dans les calculateurs de plusieurs agences publiques, pour réapparaître deux ou trois années plus tard dans une image forcément datée du dispositif de formation professionnelle français. Dans l'ancien monde, on sait donc à quoi utiliser les données : à l'actualisation désynchronisée d'indicateurs qui n'intéressent plus guère les patrons de PME ou les Directeurs de formation des entreprises globales.
Ceux-ci n'en sont pas moins dubitatifs sur les nouveaux indicateurs qui doivent figurer dans leur tableau de bord.
Les indicateurs de coûts restent essentiels : il faut suivre les frais de séjour et de déplacement, les achats aux prestataires de formation ; il faut - c'est moins fréquent - objectiver les coûts salariaux… Ne plus se contenter d'une estimation annuelle : produire ces éléments avant chaque nouveau projet de formation à fort enjeu… Gestion prévisionnelle des projets de formation, décisions qu'elle permet d'instruire : une saine habitude. La différence tient aussi, surtout, dans les indicateurs d'efficacité : les nouveaux dispositifs permettent de savoir si une formation a été efficace, si les connaissances ont été effectivement acquises, si celle-ci a été délivrée dans un délai convenable à compter du moment où le besoin a été exprimé, et si la mise en pratique a pu suivre rapidement.
Troisième type d'indicateurs qui font la différence : le croisement des indicateurs de coûts et d'efficacité, qui ouvrent au département formation les délices de l'analyse financière et surtout l'opportunité de discuter d'égal à égal avec le business. A partir d'une certaine taille d'organisation, la formation a tout intérêt à se doter d'un modèle d'analyse applicable aux projets importants… avant que les auditeurs ne le lui imposent.
Ces indicateurs n'épuisent pas tout le potentiel des données. Le prévisionnel ne s'appliquera pas uniquement au plan ou aux projets de formation, outillés par les solutions de Business Intelligence. Il permettra de concevoir et de diffuser des offres de formation répondant aux souhaits les plus individualisés des salariés. Lesquels attendent de l'entreprise les outils d'auto-monitoring qui supportent cette tendance lourde du "quantified self" (quantification de soi-même) qu'on voit se généraliser dans les domaines de la santé et du loisir.
Article initialement paru dans Formaguide sous la signature de Michel Diaz
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