L’ambition d’abord : définissez votre stratégie de learning

Premier conseil essentiel : en aucun cas, ne substituer le « comment » au résultat escompté, sauf à courir le risque de s’égarer dans un océan sans fin de possibilités ! Voire, pire, de se voir imposer une plateforme par d’autres parties prenantes, alors satisfaites de vous expliquer ce qui est bon pour l’entreprise… et pour vous. La « bonne » ou la « mauvaise » plateforme n’existe pas dans l’absolu : c’est son adéquation avec la stratégie et besoins de l’entreprise qui doit primer. De l’impératif de définir votre stratégie de Learning sur des bases solides : la contextualisation visant une liaison forte aux besoins de votre entreprise ; le ciblage concentrant votre attention et vos efforts dans une direction précise ; la cohérence, soit l’objectif de choisir un écosystème « congruent » avec votre stratégie de Learning. Un exemple : vous optez pour créer les contenus pédagogiques en interne ? Vous prioriserez alors des plateformes collaboratives équipées d’outils auteurs performants (approche « bottom-up ») et moins orientées « librairies sur étagère » (approche « top-down »).

Dans la jungle des plateformes numériques : identifiez les espèces ! (Les principaux types d’outils)

Les plateformes de Learning se sont multipliées. Aussi, le département formation veillera à développer une compréhension collective des typologies associées (principes, fonctionnalités). Quatre types de plateformes prévalent largement aujourd’hui — HCM, LMS, TMS et LXP — que nous allons (très rapidement, avec les limites imposées par l’exercice) passer en revue. HCM pour « Human capital management » : au cœur de l’écosystème, cette plateforme propose des fonctionnalités premières associées aux ressources humaines (le « Core HR »). LMS pour « Learning Management System » : il soutient l'administration et la gestion des programmes de formation (évaluations, gestion des dossiers, offre d'apprentissage, gestion des ressources de formation, rapports). TMS pour « Training Management System » complète souvent le LMS dans le pilotage (création, suivi) et la gestion administrative du présentiel. LXP pour « Learning Experience Platform » : fréquemment considérée comme une « couche supplémentaire » pour améliorer l’expérience d’utilisation, proposer des apprentissages sociaux et des parcours multimodaux, recommander des programmes personnalisés aux besoins individuels (« adaptive learning »). Depuis peu, privilégiant sur l’approche emploi, celle d’une mosaïque de compétences recomposables à volonté, de nouveaux périmètres fonctionnels sont apparus, constituant des « Skills Based Platforms ».

Polyvalence du département formation (L&D) : assurez-vous de réunir fonctions clés

Le département L&D doit identifier et recruter (acquérir) un ensemble de fonctions qui conditionne sa réussite (pertinence de son action, indépendance). Si le pilotage des plateformes LMS et LXP vous incombe (ce qui n’est pas toujours le cas, contrairement à ce qu’on pourrait penser), vous devrez vous pourvoir d’un administrateur de plateforme techniquement compétent et à l’aise dans la collaboration avec les diverses parties prenantes, notamment l’IT en tête. Le Digital Learning Manager (DLM), quant à lui, sera garant des choix pédagogiques, tandis que le « Data Analyst » tirera parti des données recueillies dans l’écosystème numérique de formation pour donner une longueur d’avance à votre entreprise dans la compréhension et l’anticipation de ses besoins de compétences. N’oubliez pas vos futurs « producteurs de savoir », ambassadeurs ou animateurs de vos communautés de Learning (dimension sociale) pour éviter de déployer des plateformes qui seront rapidement désertées par les apprenants.

La sélection des plateformes et des partenaires : précisez vos exigences au présent et au futur !

Préalable au choix des outils numériques, votre liste d’exigences (cohérentes avec votre stratégie de Learning) sera rédigée dans le cadre d’un processus d’échanges avec les parties prenantes du futur écosystème (personas, préalablement cartographiées) et leurs divers cas d’usage. Processus : découverte et apprentissage de la plateforme, création des objets de formation (contenus et outils auteurs, parcours, catalogue, etc.), mise en œuvre des formations (plan de formation, création et délivrance des sessions), gestion administrative (« back-office »), expérience d’apprentissage (synchrone/asynchrone, apprentissages sociaux et multimodaux, mobilité, etc.). La réussite de votre projet sera également conditionnée par le degré d’ouverture des plateformes, pour éviter de vous enfermer avec un prestataire et pour vous assurer de la connectivité du nouvel outil avec les autres briques de votre écosystème (par exemple, votre futur LXP avec votre LMS actuel). L’expérience montre que les plateformes « tout-en-un » finissent souvent, à vouloir couvrir un trop large périmètre fonctionnel hors leur champ d’expertise initial, par délivrer un service de médiocre qualité. Autre condition de votre réussite : vous veillerez à challenger les prestataires sur leur « roadmap » (notamment les évolutions fonctionnelles de leur solution). Conseil : soyez particulièrement vigilant avec les fournisseurs qui répondent oui à toutes vos demandes ! Et, demander leur avis à plusieurs clients, pour un retour plus complet et objectif.

Déploiement de la solution : mode projet et conduite du changement

Concevoir et déployer un écosystème numérique de formation est complexe, considérés le nombre et la nature des questions posées et des parties prenantes à mobiliser. En cas d’échec, c’est toute votre stratégie de Learning qui risque d’en pâtir, fréquemment sur plusieurs années en fonction des engagements pris (modes de financement et durée). Le département L&D peut se retrouver coincé avec une solution inadaptée ; son budget et ses sources de financement taries pour plusieurs années ! Pour réduire ce risque, mieux vaut adopter le mode projet, particulièrement pour structurer les divers « lots » de travaux incluant les fondamentaux : objectifs clairs, carte et RACI des parties prenantes, efforts, débours et planning envisagés, matrice des risques et des opportunités, dimensions IT, RGPD, etc. La seule façon, à l’expérience, de garder la main et de passer la ligne d’arrivée, surtout lorsque le projet dure plus d’un an (ce qui est fréquent pour un projet de plateforme). Last but not least, la conduite du changement est un lot à part entière et certes pas un « coin de table » du projet. On ne compte plus les plateformes « clinquantes » déployées inutilement, c’est-à-dire finalement sans clients.

La longueur d’avance : challengez vos partenaires et faites de la veille

Votre mission ne s’arrêtera pas au déploiement du projet, car la plateforme devra être « animée » dans la durée, une dimension que vous aurez considérée dans les diverses activités du projet. Le « non récurrent » (au sens du projet) cède alors la place au « récurrent » avec de nouvelles fonctions et compétences mobilisées. Vous vous assurerez donc, avec vos nouveaux partenaires, d’implémenter, si elles sont utiles, les nouvelles fonctionnalités proposées par l’outil, pour conserver une longueur d’avance dans l’entreprise tout en restant aligné sur les évolutions du marché du Learning. L’exemple de l’IA est éloquent : la plupart des plateformes, y compris les plus anciennes, déclinent celle-ci sous forme de nouvelles fonctionnalités. Vous serez d’autant plus à l’aise que vos partenaires feront ce travail pour vous ! Enfin (le maintien de votre indépendance en dépend), pensez à maintenir une veille formalisée plus large, pour être à même de challenger l’existant et pour éviter une sclérose collective des fonctionnalités de Learning offertes à vos apprenants. La vision proposée par le modèle de KANO peut vous aider dans ces analyses fonctionnelles.