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L'évaluation se digitalise… les feuilles d'évaluation aussi
15 JUIN 2020 / evaluation
Jean-Michel Demarly
directeur
kacyonet
plus de renseignements sur
kacyonet
Impulse Sign-IN est au croisement de la distanciation sociale et des contraintes réglementaires de la formation : la digitalisation des feuilles de présence ou des feuilles d’évaluation fait l’objet d’une forte demande qui n’étonne pas Jean-Michel Demarly (Directeur général, Kacyonet).

Où en est la digitalisation de la traditionnelle “feuille d’évaluation” de la formation ? 

Jean-Michel Demarly : Nous constatons qu’il y a encore énormément d’évaluations au format papier, qui induisent un processus d’administration et de déploiement conséquent, ainsi qu’une exploitation des résultats quasi inexistante du fait de la lourdeur de la tâche. Mais la tendance est à la digitalisation et à l’automatisation de l’analyse des résultats, dont les bénéfices sont bien connus : personnalisation automatique des évaluations en fonction des objectifs pédagogiques de la formation ou du formateur ; déploiement multilingue d’une même évaluation ; possibilité pour les apprenants de compléter leur évaluation en fin de session sur leur smartphone ou le lendemain de la formation ; consolidation automatique des résultats offrant une vision globale de la satisfaction doublée des détails qui permettent de se concentrer sur les problèmes rencontrés.

Quelles sont les offres de Kacyonet en la matière ?

Jean-Michel Demarly : Dans le cadre de notre offre Impulse Sign-IN, nous proposons un module dédié à l’évaluation de la formation qui répond à la totalité des besoins en évaluation, des entreprises comme des organismes de formation. Avant la formation, les besoins et attentes des futurs stagiaires et/ou de leurs managers sont audités, de même que l’état initial des connaissances des stagiaires. Pendant la formation, la solution permet de mesurer les acquis, d’évaluer la satisfaction des stagiaires et d’interroger les formateurs. Après la formation, il est possible de mesurer l’impact de la formation en interrogeant les stagiaires et/ou leur manager, d’évaluer la satisfaction des clients. On notera qu’avec ces nombreuses évaluations , les exigences de la nouvelle certification Qualiopi sont couvertes.

Sans parler du déploiement !

Jean-Michel Demarly : Oui, car Impulse Sign-IN supprime tout ce que la gestion des évaluations a de fastidieux : une fois le plan d’évaluation défini, le déploiement est complètement automatisé pour l’ensemble des formations : invitation des participants, relance des retardataires, pré-analyse des données collectées, reporting évolué pour une réelle exploitation des résultats.

Des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de mieux exploiter les résultats de leurs évaluations ?

Jean-Michel Demarly : En effet, les organisations souhaitent faire plus de place à l’analyse qualitative des résultats via la mise en place de plans d’action en cas d’insatisfaction. Par ailleurs elles communiquent de plus en plus les résultats auprès de leurs clients internes (entreprises) ou externes (organismes de formation).

Où la digitalisation de l’évaluation doit-elle évoluer ?

Jean-Michel Demarly : Le transfert des acquis en situation de travail est encore très peu évalué (actuellement à peine 20% de nos clients le font). Mais ce sera prochainement une obligation, notamment pour les organismes de formation s’ils souhaitent répondre aux exigences Qualiopi.

La feuille de présence papier a-t-elle vocation à  disparaître ? 

Jean-Michel Demarly : On constate que la feuille de présence au format papier tend à disparaitre, ce dont on peut remercier le décret de loi 2017-382 du 22 mars 2017 qui autorise la digitalisation des relevés de présence en formation ! Combinée à celle des évaluations, la digitalisation des feuilles de présence offrent des gains très significatifs en temps de gestion administrative de la formation ! Quant aux organismes de formation, cette digitalisation réduit leur délai de facturation puisque les éléments et documents sont disponibles en temps réel. Les outils digitaux pour relever les présences sont parfaitement fiables, ils permettent de faire signer les apprenants sur la tablette du formateur ou directement sur le smartphone de chaque stagiaire - ce qui est une solution fortement privilégiée depuis le COVID-19 : chacun signe avec son doigt. Le formateur signe également pour attester de la présence des stagiaires. Pour offrir toutes les garanties nécessaires au bon paiement des factures de l’organisme de formation, les signatures doivent être sécurisées et certifiées ainsi que les documents PDF générés ; l’éditeur doit par ailleurs être certifié RGS ; enfin les justificatifs doivent être archivés et conservés pour une durée légale de 10 ans.

Kacyonet respecte toutes ces contraintes ; à quoi s’ajoute la sécurisation des accès donnés aux stagiaires et aux formateurs, chaque document généré s'accompagnant d'un dossier de preuves…

Concrètement, en quoi consiste de module de digitalisation des feuilles de présence ?

Jean-Michel Demarly : Intégré dans Impulse Sign-IN, il est utilisable en salle, en classe virtuelle ou encore en webinaire, sur PC, tablette, ou smartphone sans installation préalable. Mais Impulse Sign-IN ne se limite pas aux feuilles de présence : il est possible de faire émarger d’autres documents comme le règlement intérieur de l’organisme de formation, des autorisations d’exploitation de droit à l’image, des clauses de confidentialité, etc. Possible aussi de faire signer les remises d’attestation de fin de formation. Par ailleurs notre solution sera prochainement capable de digitaliser la signature des devis et des conventions de formation.

Quelle est l’actualité de Kacyonet ?

Jean-Michel Demarly : Depuis le début de la crise sanitaire, nous sommes fortement sollicités pour déployer notre solution Impulse Sign-IN, laquelle permet de répondre aux contraintes légales tout en respectant les gestes barrières pour les formations en salle, et pour une utilisation lors des classes virtuelles de plus en plus courantes dans l’offre de formation.

En complément nous lançons un outil de classe virtuelle intégrant nativement les fonctionnalités d’émargement et d’évaluation, et offrant aussi des activités pédagogiques digitales : nuages de mots, brainstorming, quiz, supports de formation, vidéos, ressources du web, modules e-learning…

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