Préparer son départ du bureau demande méthode et anticipation. Sans cela, les urgences s’accumulent, la continuité est rompue, et la productivité chute. Heureusement, Microsoft 365 offre des outils puissants pour organiser son absence et assurer une transition fluide.

Comment garantir une organisation sans faille, même lorsque vous êtes loin du bureau ?
Découvrons comment utiliser ces outils pour partir serein, sans nuire à l'activité de l'équipe.

Automatiser la gestion de vos e-mails avec Outlook

Avant de partir, paramétrez une réponse automatique dans Outlook. C’est simple et rapide à faire.

Indiquez clairement la durée de votre absence. Précisez aussi un contact relais pour les demandes urgentes. Cela permet de filtrer les priorités et d’éviter des retards.

Pensez également à rediriger certains e-mails vers un collègue. Cela peut se faire avec des règles personnalisées, pour ne rien manquer d’important.

Assurer la transmission des dossiers avec OneDrive et SharePoint

Pour garantir la continuité, vos fichiers doivent être accessibles à vos collègues. Ne laissez pas vos documents uniquement sur votre poste local.

Stockez-les dans OneDrive ou dans un espace partagé SharePoint. Organisez les dossiers par thématique ou par projet.

Ajoutez des commentaires ou des notes contextuelles dans les fichiers pour faciliter la reprise.

Ainsi, même en votre absence, les collaborateurs trouvent les documents utiles et poursuivent le travail sans blocage.

Informer et planifier grâce à Microsoft Teams et Outlook

Créez un événement dans votre calendrier Outlook pour signaler vos dates d’absence. Activez l’état “absent” dans Teams.

Cette visibilité permet aux autres de ne pas prévoir de réunions avec vous durant cette période.

Vous pouvez aussi programmer des publications ou messages différés dans Teams, afin de prévenir vos équipes ou partenaires.

L'objectif : rester clair et transparent sur votre disponibilité, même à distance.

Déléguer les responsabilités avec Planner ou To Do

Vos tâches ne s’arrêtent pas pendant vos congés. Pour cela, déléguez ce qui doit l’être à l’aide de Planner ou Microsoft To Do.

Attribuez des missions à vos collègues, fixez des échéances et ajoutez des descriptions précises.

Vous offrez ainsi un suivi visuel clair, évitez les oublis et vous permettez à chacun de prendre le relais dans de bonnes conditions.

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Bien préparer son absence ne s’improvise pas. Avec les bons outils, c’est un processus simple et efficace.

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Préparer son absence, ce n’est pas seulement une formalité. C’est un acte de responsabilité professionnelle, au service de la continuité. Grâce aux outils Microsoft 365 et à l’expertise de Mandarine Academy, vous pouvez construire un environnement de travail plus agile et serein.

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