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Nombre d’entreprises ont commis l’erreur « d’entrer en e-learning » par l’acquisition d’une plateforme LMS, sans trop se préoccuper de l’usage qu’elles en auraient véritablement. Erreur aujourd’hui disparue ? On aimerait le croire. 
Quelle plateforme LMS choisir ? A quel coût ? Ces questions de l’entreprise qui débute dans le Digital Learning sont fréquentes, et justifiées compte tenu d’une offre abondante aux tarifs hautement variables. Or un LMS est choisi (en tant que système d’information) à l’issue d’un processus bien balisé : l’entreprise exprime ses besoins dans un cahier des charges qui sera publié ou envoyé à une liste des fournisseurs censés pouvoir répondre en pertinence ; les réponses sont dépouillées, analysées, comparées ; le fournisseur est sélectionné in fine parmi deux ou trois « short listés » avec qui l’entreprise aura poussé les investigations plus loin.
L’expression des besoins est donc une étape clé du « projet plateforme ». Trop lacunaire, elle risque d’aboutir au choix d’un LMS dont le périmètre pourrait se révéler insuffisant. Trop complète, comme voulant tout prévoir de l’avenir, l’expression des besoins pourrait méconnaître des propositions « out of the box » néanmoins intéressantes pour l’entreprise. La notion d’agilité est ici essentielle : la maîtrise d’ouvrage (le département formation, le plus souvent) et ses partenaires internes ou externes doivent « converser » autant qu’il le faut, multiplier les interactions pratiques, concrètes, sans a priori ni oublier la finalité du projet (qui n’est pas faire de l’art pour l’art). L’objectif de cette étape clé : le précipité des besoins, la claire vision des services que la plateforme LMS pourra apporter, de la valeur attendue pour les salariés et les métiers, exprimés de façon simple, convaincante, ouverte sur le futur.
Alors que le projet semblait circonscrit - se doter d’un outil -, voilà qu’on en est à traiter de valeur, c’est-à-dire de stratégie ! C’est que le choix d’une plateforme LMS, s’il est central au Digital Learning, n’est cependant pas premier. Ce qui l’est, ce sont les réponses à donner à toute une série de questions préalables touchant à divers champs. Echantillon : est-il prévu de développer des parcours de formation intégrant présentiel et e-learning ? Quelles seront les ressources multimédias - vidéos, serious games, rapid learning… - proposées aux salariés? Faudra-t-il tracer les temps et scores obtenus par ceux-ci ? A quels niveaux (1, 2,, 3, 4) de l’échelle de Kirkpatrick ? Ces ressources seront-elles produites en interne ou sous-traitées ? Est-ce que l’entreprise souhaite intégrer formation et gestion des compétences ? Etc. Parmi beaucoup d’autres, souvent tout aussi essentielles, ces questions ont un impact direct sur le choix et l’exploitation de la plateforme LMS. Et si le département formation peut s’ouvrir aux opportunités offertes par la technologie, il lui appartient de décider en dernier ressort de sa stratégie de formation, en fonction du contexte, des contraintes et des enjeux. Une décision qui déborde le seul registre fonctionnel ; l’organisation du service formation, par exemple, doit être prise en compte : de quelles ressources dispose-t-il ? Faudra-t-il promouvoir ou recruter, former ? Les aspects techniques ne doivent pas être sous-évalués (interface entre les divers systèmes d’information RH de l’entreprise, gouvernance informatique…).
Ce qui est en jeu : la capacité de la plateforme à supporter le présentiel comme le distanciel, à délivrer les contenus les plus variés, à permettre d’évaluer(presque) aussi bien que le ferait un AMS (assessment Management System), à intégrer formation et processus RH clés… Un LMS pouvant (mode SaaS) ou non être facilement administré par le département formation de l’entreprise, sans ressources additionnelles moyennant une formation de courte durée ; un LMS pouvant servir de plateforme éditoriale pour le marketing interne ou externe de la formation…
Une conclusion s’impose : le choix du LMS est d’autant plus aisé que les décisions stratégiques ont déjà été prises, ce qui suppose de bien connaître les possibilités d’un LMS. Cerise sur le gâteau : le risque d’un tel choix devient minime.
Tribune parue initialement dans Focus RH sous la signature de Michel Diaz
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