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Brique essentielle du SI Formation avec le LCMS qui permet de créer et gérer les ressources pédagogiques, la plateforme LMS est au coeur de la transformation du savoir en valeur réelle pour l’entreprise… Un projet qui gagne à s'appuyer sur quelques bonnes pratiques… 
Les projets LMS diffèrent selon que l’entreprise démarre dans le e-learning ou souhaite au contraire changer de LMS, voire remplacer plusieurs plateformes par un LMS corporate. Les 5 règles d’or mises en pratique par les équipes e-doceo s’appliquent principalement au premier cas des entreprises encore novices dans la formation à distance. Issues de notre expérience d'éditeur de solutions logicielles e-learning, elles peuvent aussi inspirer les entreprises qui ont un projet de migration !
1 - Ne pas perdre de vue l’enjeu du projet
Un projet LMS est un projet informatique. Vous allez vous doter d’une application qui pourra relayer votre stratégie de formation à distance. Vos équipes en charge devront intégrer un grand nombre de spécificités propres aux deux univers de l’informatique et du e-learning, avec ce risque majeur de perdre l’objectif de vue. En effet, l’intégration d’une plateforme LMS n’est pas un but en soi, mais un moyen au service d’un enjeu de développement opérationnel pour votre entreprise. C’est cette finalité qui devra vous guider, votre prestataire devant quant à lui vous aider à garder le cap… Une mission d’autant plus utile que vous aurez conscience de cette possible dérive.
2 - Donner du rythme
Comme tout logiciel, un LMS est une coquille vide ! Si la prise en compte des aspects informatique et organisationnel est un facteur clé de réussite, c'est loin d'être suffisant. Chez e-doceo, nous nous plaisons à considérer le LMS comme un support au développement des métiers de l’entreprise, lequel passe lui-même par celui des compétences de vos collaborateurs.
Il est donc primordial de construire votre projet LMS en commençant par identifier ce qui motivera vos apprenants, les incitera à «venir et revenir» sur votre LMS. Quelques ingrédients de base : des contenus disponibles en relation avec leurs problématiques au jour le jour, votre plan de communication pour promouvoir l’espace e-learning et, enfin, le rythme de diffusion. Le LMS n’est pas seulement un lieu de stockage des ressources pédagogiques, il doit être doté d’une véritable fonction éditoriale, d’un programme événementiel autour des formations en ligne pour soutenir le trafic.
3 - Commencer petit
Les LMS sont certes de puissants outils, offrant des avancées et des bénéfices organisationnels considérables. Il faut toutefois éviter de succomber à la tentation de mettre en œuvre toutes les fonctionnalités existantes dès le démarrage du projet. Au contraire, construisez un plan de déploiement fonctionnel progressif en commençant par un périmètre réduit. Il est généralement efficace de structurer vos premiers déploiements autour d’actions limitées : la mise à disposition de ressources e-learning, l’évaluation, le reporting et la certification. Plus l’interface sera simple et guidera les utilisateurs, plus ils l’accepteront facilement.
4 - Se donner les moyens de ses ambitions
La plateforme LMS doit pouvoir grandir avec vous. Commencer petit, oui, mais planifier un programme de déploiement à la fois réaliste et ambitieux. Vous choisirez donc un LMS lui-même capable d’évoluer car offrant les dernières innovations. Dans les applicatifs modernes, cette évolutivité s’appuie essentiellement sur une souplesse de paramétrage permettant d’adapter le logiciel à vos besoins, sans développement spécifique. Quant à l’innovation ou la performance technologique, vous resterez vigilant, notamment sur la capacité de votre LMS à gérer le mobile learning (smartphone, tablette), le multilinguisme, l’automatisation de requêtes ou encore la mise en œuvre de communautés d’apprentissage Web 2.0.
5 - Impliquer la DSI
L’implication de la DSI est un atout majeur dans la réussite du projet LMS, même si, dans le cas de petits projets pilotes à déployer en quelques semaines, il n’est pas toujours nécessaire de la solliciter. Cette autonomie est rendue possible par l’utilisation des solutions Cloud. Il s’agit toutefois d’une situation transitoire car un LMS est une application informatique qui finira par s’intègrer au SI de l’entreprise. Il sera par exemple indispensable de valider la conformité de votre solution LMS aux règles de sécurité informatique en vigueur dans votre entreprise. Vous aurez également besoin d’interfacer LMS et SIRH pour mettre en cohérence des données telles que les identifiants apprenants, leurs résultats aux formations, ou encore les niveaux de compétences atteints.
Bien que non exhaustives, ces cinq règles constituent le socle de réflexion de tout projet LMS.
En mettant en place une solution informatique dédiée au développement des compétences dans votre entreprise, vous vous donnez les moyens de la faire grandir en vous appuyant sur un terrain vierge et fertile. Il ne vous reste plus qu’à choisir le bon partenaire pour ce projet à forte valeur ajoutée.
Jérôme Bruet
e-doceo, Directeur général
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