Quel que soit votre rôle dans l’OPAC, l'organisme prestataire concourant au développement des compétences (nouvelle appellation des organismes de formation), la maîtrise de votre pratique professionnelle passe par une maîtrise continue. Sans processus informatisé, cette maîtrise n'existe pas vraiment.

Aujourd'hui, la qualité, quand elle est intégrée à la certification Qualiopi, ne peut laisser de côté ces outils : plateformes LMS, logiciels de gestion, questionnaires d'évaluation. Par exemple, des astuces informatiques comme Google Forms ou fichier Excel répondent aux exigences du premier audit, mais sont souvent trop lourdes pour l'organisation à long terme.

Les solutions "tout-en-un" qui gèrent les transactions, la facturation, l'administration, l'apprentissage numérique, etc ne sont pas non plus idéales, ici le syndrome « usine à gaz" n'est jamais loin.

Acquérir la certification Qualiopi, c'est donc avant tout poursuivre une démarche qualité sur le long terme.

Pour ce faire, des blocs fonctionnels stratégiques doivent être clairement identifiés. 

D'une part, la structuration et la matérialisation informatique des parcours pédagogiques, qu’ils soient présentiels, 100% distanciels ou blended, sont fondamentales pour la qualité pédagogique. De nombreux LMS sur le marché pourraient être la réponse, mais une approche plus ouverte comme celle proposée par ParcOOroo semble être une option solide, plus moderne et gratuite.

Par ailleurs, l'approche de conception pédagogique, au sens de Qualiopi, consiste à personnaliser au maximum la formation en incluant une phase de positionnement avant le parcours. C'est là que les LMS et les LXP atteignent souvent leurs limites car ils sont conçus pour gérer de grands volumes d'apprenants plutôt que des parcours individuels.

L'OPAC, d'autre part, accorde une grande importance à la réalisation des objectifs éducatifs, en particulier la validation des compétences. Cela inaugure l'ère de la certification des apprenants, ou plus précisément de la micro-certification. Enfin, le troisième bloc est la gestion administrative. La centralisation des évaluations à chauds et à froids, de l’émargement et de toutes les pièces justificatives nécessaires aux organismes de financement constitue un troisième pilier entièrement couvert par des solutions informatiques comme Procertif.

Tous les collaborateurs impliqués dans la chaîne de formation bénéficient de processus informatisés via des outils simples et très faciles à prendre en main.

Du côté de l'apprenant, l'expérience utilisateur est, bien sûr, la principale mesure : accès facile à la formation et aux documents administratifs, suivi de l’avancement, connexion sur tous les appareils, valorisation des compétences…

Autant de conditions auxquelles une démarche qualité bien structurée doit apporter des réponses intuitives et ergonomiques.

En conclusion, tous les détenteurs d'une certification Qualiopi ont franchi la ligne de départ de leur démarche qualité mais leur objectif n’est pas encore atteint. Nos activités de conseil en ingénierie de la qualité de la formation consistent donc à amorcer un cercle vertueux qui profite à tous les acteurs du système. Les solutions informatiques ne sont pas exclusives mais structurent cette démarche.

Bref, n'attendez pas pour faire le point sur l'efficacité de vos outils et de votre Système de Management Qualité et préparer votre audit de suivi !

Célia BRUNET & Anna SIDORKINA
Auditrices Qualiopi