En période de recherche d’économie, internaliser l’hébergement et la maintenance de son LMS : une belle économie à la clé ?

Bruno Fajnzilberg : Trop souvent le réflexe d’un DAF, c’est de penser qu’internaliser l’hébergement de son LMS Open source sera une mesure d’économie facile à réaliser et sans impact sur l’organisation… Cette décision peut rapidement se révéler plus coûteuse que prévu ! Comme toute solution logicielle, un LMS Open source doit être régulièrement actualisé, ne serait-ce que pour des raisons de sécurité. A l'exception des entreprises dont le métier principal est d'être Organisme de formation à distance, la DSI donnera toujours la priorité aux outils réputés essentiels aux métiers de l’entreprise : la gestion commerciale, le CRM, l’ERP, le SIRH. Le LMS étant souvent relégué au second rang, faute de comprendre son impact sur l’activité de l’entreprise, il devient vite obsolète, il cesse d’être maintenu, et le constat s’impose aux premières difficultés : personne ne possède en interne les compétences pour assurer la maintenance curative et évolutive de la plateforme.

Face à cette situation, le premier réflexe est d’appeler un prestataire tiers au secours ?

Bruno Fajnzilberg : Un prestataire qui facturera à prix d’or la moindre de ses interventions ! L’économie de court terme s’avèrera rapidement une fausse bonne idée. Je ne compte plus le nombre de fois où des responsables formation se sont ainsi fait piégés alors que la sécurité des données de leur entreprise était gravement exposée par un LMS devenu obsolète. C’est pourquoi LMS Factory s’est depuis toujours assurée de l’hébergement et de la maintenance en mode SaaS de ces LMS Open Source, via de solides contrats de tierce maintenance application pour le compte de grands clients. Nous avons industrialisé notre approche de longue date pour garantir que ces hébergements dédiés en mode SaaS tiennent leur promesse d’économie d’échelle, de sécurité des données et d’opérationnalité. Faute de cette industrialisation, les coûts deviendraient vite prohibitifs pour les entreprises. Au passage, on notera que l’internalisation consiste surtout à transférer une charge explicitement identifiée vers un coût global d’hébergement payé par la DSI dans la cadre de ses contrats globaux d’externalisation de l’hébergement de l’entreprise ! Bref, encore une fois : pas forcément une bonne idée ! 

On comprend l’intérêt d’externaliser, mais à quelles conditions ?

Bruno Fajnzilberg : Avant toute chose, il faut procéder avec méthode. Nous commençons par un audit de la plateforme portant notamment sur la conformité RGPD, la sécurité des données, le niveau d’actualisation de l’environnement de la plateforme, depuis le système d’exploitation du serveur jusqu’à la sécurisation des réseaux. En complément, nous collaborons avec les responsables formation et les administrateurs de la plateforme pour spécifier leur besoin en termes de conservation de données, de plugins additionnels et de services externes. À partir de cet audit, nous pouvons leur proposer un plan d’hébergement et de maintenance spécifiquement adapté à leurs besoins.

Comment aider les responsables formation à défendre l’externalisation de cet hébergement en période de tension budgétaire ?

Bruno Fajnzilberg : L’industrialisation des processus permet de réaliser des économies d’échelles significatives. De la même manière, l’intégration verticale de tous les processus, depuis l’exploitation de Data Center en propre jusqu’à la mise en œuvre de la certification ISO 27001 des processus d’hébergement, permet de garantir un rapport qualité service au meilleur coût. Cette maitrise des processus d’hébergement associé à l’expertise métier du LMS Open source nous aide à dimensionner une infrastructure adaptée et optimisée. De la même manière, la surveillance permanente des règles d’alerte sur les failles de sécurité, les évolutions des différents systèmes qui entourent votre LMS garantissent un maintien en condition opérationnelle et en condition de sécurité à coût forfaitaire fixe. L’expertise métier associée à l’expertise du service Cloud apportent ici une maîtrise de bout en bout du fonctionnement de la plateforme client. Dimensionnement de l’infrastructure ou choix des paramétrages du LMS : toutes les compétences sont réunies pour construire la solution optimale. À l'inverse, séparer les compétences en hébergement de celle des métiers de formation, c’est une assurance d’immobilisme, sinon de décisions contradictoires mettant en péril la plateforme.

Comment LMS Factory garantit-elle la sécurité, la scalabilité et la continuité de service sans nuire à la flexibilité demandée par ses clients ?

Bruno Fajnzilberg : LMS Factory s’assure de toute la chaîne de valeur, depuis l’exploitation du Data Center à la mise en place de paramétrages spécifique dans le LMS. Résultat : une infrastructure adaptée aux besoins de ses clients, avec notamment des équipes d’astreinte 7/24 ; les évolutions et mises à jour étant exécutées en dehors des horaires d’exploitation. Bien sûr, nous procédons à l’adaptation des infrastructures de nos clients au fur et à mesure que leurs besoins évoluent. De solutions en Cloud mutualisé pour de toutes petites solutions jusqu’à la mise en œuvre de cluster en Cloud privé, nos solutions autorisent des LMS avec quelques dizaines de connexions simultanées jusqu’à des LMS pour des centaines de milliers d’utilisateurs. 

Un exemple récent où l’externalisation offerte par LMS Factory a transformé une contrainte économique en opportunité stratégique pour le client ?

Bruno Fajnzilberg : L’Université Côte d’Azur héberge et maintient plusieurs plateformes LMS en interne pour ses différentes composantes visant à supporter un nouveau service de formation professionnelle continue à distance. Une évolution se faisant jour, ses équipes ont étudié la faisabilité d’un LMS interfacé avec leurs divers outils et compatible avec leurs processus d’inscription et de paiements des frais d’inscription en ligne. Cette analyse multi-factorielle engageant les équipes métiers, les services administratif et informatique, a débouché sur l’évidence d’un contrat global d’hébergement et d’accompagnement des équipes dédiées au projet. Pour forfaitiser les coûts et pour garantir le fonctionnement conforme du “projet LMS” quelles que soient les circonstances. Les nombreuses organisations qui ont fait ce choix — Truffaut, Parc Astérix, Mercedes, Eiffage, le ministère de la Justice ou les Sapeurs-Pompiers, pour ne citer qu’elles — ne s’en plaignent pas, bien au contraire !