Articulez l'expression des besoins LMS à votre stratégie digital learning

On ne se lance pas dans un appel d'offres LMS sans cahier des charges. Exprimer ses besoins est un exercice délicat. D'abord parce qu'il ne faut pas se contenter d'exprimer ses besoins actuels : il est aussi nécessaire de les projeter à 3 à 5 ans ; ensuite, parce qu'il faut un premier niveau de connaissance du "fonctionnel" des plateformes LMS pour se faire un idée des services qu'elles peuvent rendre. Par ailleurs, vous ne devez pas oublier que, si le LMS est central à votre stratégie digital learning, il n'est pas "premier" : à défaut d'être au clair sur votre stratégie digital learning, vous risquez de perdre beaucoup de temps à rédiger votre cahier des charges LMS. La solution qui consisterait à tout demander, quitte à choisir ce qui vous importe par la suite, est risquée elle aussi, car un certain nombre de fournisseurs qui pourraient valablement candidater seront par avance dissuadés par vos exigences. Gardez à l'esprit que la demande est importante, et que les fournisseurs ne peuvent pas répondre à tous les appels d'offres ! Donc pensez stratégie digital learning avant de rédiger votre expression des besoins LMS, sinon élaborez les deux simultanément, sous forme de deux dossiers à mettre en cohérence.

Les cas d'usage pour se concentrer sur vos réels besoins spécifiques

Il n'y a pas de "bon" cahier des charges dans l'absolu. On peut toutefois s'accorder sur les éléments essentiels du sommaire : présentation de l'entreprise, de son système de formation, de sa stratégie digital learning ; fonctionnalités attendues de la plateforme ; services attendus du fournisseur ; planning prévisionnel ; forme attendue de la réponse, notamment pour ce qui concerne l'offre financière. L'essentiel tiendra dans les fonctionnalités attendues, exprimées sous forme de "use cases" (cas d'usage) par les divers profils d'utilisation que vous aurez déterminés. Ces cas d'usage sont une bonne façon de vous concentrer sur les réels besoins spécifiques à votre entreprise et de pousser les fournisseurs à se concentrer sur la valeur que leur plateforme peut vraiment créer pour votre dispositif de formation. Ces cas d'usage pourront servir ensuite de fil conducteur dans le cadre des soutenances. Leur rédaction doit être soignée, elle suppose une capacité de se projeter dans les usages que l'entreprise aura de son LMS à venir.

Choisir soigneusement les fournisseurs à consulter

Vous n'avez pas le temps de rencontrer tous les fournisseurs du marché (plusieurs dizaines). Consulter 6 à 8 fournisseurs, en retenir la moitié pour les soutenances, après dépouillement des offres écrites, c'est raisonnable. Vous pouvez vous informer à partir des listes de plateformes existantes, dont l'intérêt peut être limité quand elles affichent un grand nombre de LMS décrits d'une simple fiche. Il est préférable de s'informer à partir des benchmarks existants, qui proposent une analyse comparative fouillée - ce qui est notamment le cas du Benchmark LMS Féfaur (dont la 9ème édition vient d'être publiée), spécialisé sur le marché français et régulièrement utilisé par des centaines d'entreprises. L'intérêt d'un tel benchmark, c'est de vous aider à dépasser les informations marketing et financières communiquées par les fournisseurs, sous réserve d'un benchmark nourri par la connaissance du terrain et de la réalité des prestations offertes par les fournisseurs. Un benchmark digne de ce nom s'appuie forcément sur une expertise d'accompagnement ; et l'on comprend qu'un grand nombre d'entreprises se fassent accompagner par un cabinet spécialisé… Une sorte d'assurance tout risque pour réussir leur appel d'offres LMS !

Pour vous aidez dans votre stratégie LMS : Benchmark LMS Féfaur