 Triste réalité : rattrapée par le quotidien, la fonction Formation-RH délaisse la stratégie pour les opérations et l’administratif RH. Dans le champ de la formation, elle consacre l’essentiel de son temps à organiser des formations, à gérer des plannings, à relancer les collaborateurs, à comptabiliser les temps… Elle a pourtant plus à offrir que ces tâches routinières que l'IA permet aujourd'hui d'automatiser : il faut rendre aux RH leur dimension stratégique.
Dans une vision moderne des RH, c’est à une plateforme LMS comme Totara Learn qu’il revient en effet d'effectuer ces tâches administratives via une configuration de règles qui peuvent supporter des exceptions décidées par le département Formation pouvant si besoin gérer ces règles par exception. Bien au-delà de l'automisation des inscriptions ou des relances, Totara Learn se charge de celle des process de communication avec les apprenants, leurs responsables hiérarchiques ou les chefs de département. La plateforme permet aussi aux collaborateurs d’évaluer leurs compétences et de leur suggérer les cours correspondant le mieux à leurs besoins actuels, ou à venir (en fonction de leurs aspirations de carrière). De même l’implication des managers est systématiquement assurée : ils peuvent suivre les plannings de formation de leur équipe, le niveau de réussite dans les objectifs, voire l’impact de la formation sur la performance.
Des chatbots (agents virtuels de conversation) répondront à toute question d'un employé portant sur les modalités d’inscription ou la disponibilité d’un cours, et plus généralement à toutes celles dont la réponse existe déjà au sein de l’infrastructure d’information de l’entreprise… un bel exemple de division du travail : les questions les plus complexes auxquelles l’agent virtuel ne sait pas répondre seront redirigées vers le service formation… les réponses venant alimenter le chatbot en retour.
Autre capacité importante de l’IA : sa recommandation de parcours de formation individualisé prenant en compte les compétences actuelles et celles qui sont à acquérir par le collaborateur. Un peu à la manière d'Amazon qui recommande des livres à des acheteurs aux intérêts similaires, le système formule des recommandations issues de son analyse des profils de poste ou de carrière semblables.
Automatisation, optimisation du suivi des apprenants, analyse des comportements et du niveau d'engagement pour prédire si le programme de formation aura du succès ou non… C’est toute la promesse du digital learning et de sa capacité d'intervention ciblée et de déploiement automatique, notamment auprès des collaborateurs qui rencontrent des difficultés à apprendre ou à s'engager.
Cette “ère de l’automatisation” du digital learning n'est pas de la science-fiction. Elle se développe d’ores et déjà sous nos yeux, avec elle tout un ensemble d’opportunités que les professionnels de formation doivent se préparer à saisir. Le webinar Totara Learn du 22 novembre à 11h00 en fera la démonstration : comment l’automatisation des tâches dans la plateforme LMS permet à la fonction Formation-RH de se concentrer sur l’essentiel de ses missions.
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