La délivrance de certification par votre LMS, une vraie bonne idée ?

Le développement des certifications est exponentiel

Depuis bientôt 20 ans, les besoins et le niveau d’exigence en matière de certifications explosent. En témoignent le développement des certifications qualité de type ISO et les obligations de formation réglementaire instaurées par les branches professionnelles. Du secteur de l’assurance à celui des professions médicales, en passant par l’immobilier (liste non exhaustive !), on ne compte plus le nombre de formations annuelles désormais obligatoires pour les organisations comme pour les salariés. Ces attestations ou certifications conditionnent parfois l’exercice même du métier. Des millions de personnes sont ainsi concernées chaque année. Si l’on y ajoute les formations découpées en blocs de compétences, on assiste à une véritable explosion des attentes. Au point que pas un fournisseur de solutions ne souhaite laisser échapper ce marché… Mais toutes les solutions sont-elles réellement à la hauteur ?

Les exigences de traçabilité

Délivrer des certifications ne suffit pas : encore faut-il qu’elles respectent les exigences des organismes (souvent de branche) qui les ont mises en place. Que ce soit l’ACPR pour le secteur de l’assurance, l’Agence du DPC pour les formations médicales ou les Chambres de commerce pour l’immobilier, chaque organisme de contrôle impose ses propres critères. Toutefois, bien que ces exigences puissent varier d’un secteur à l’autre, elles s’articulent toutes autour de grands principes à garder en tête lors du choix d’une solution.

Durées de formation obligatoires et de validité

De nombreuses certifications reposent sur des durées minimales de formation annuelle. D’où la nécessité de mesurer précisément ce temps, de l’intégrer dans la certification, et de garantir à tout moment sa vérifiabilité. La certification doit donc être directement liée au déroulement de la formation et à l’historique d’apprentissage, afin de prouver sa validité. Ces certifications sont, pour la plupart, renouvelables — souvent chaque année — leur durée de validité étant limitée. La solution choisie doit pouvoir gérer ce cycle de vie et organiser les renouvellements sans recourir à des processus manuels complexes.

Identification unique et lutte contre la fraude

Face au volume croissant de certifications à délivrer, et aux coûts associés, certains (espérons-le, peu nombreux) n’hésitent pas à falsifier les attestations. L’implémentation d’un système d’identification unique et de lutte contre la fraude devient donc indispensable. Chaque attestation doit au minimum comporter un numéro de série unique — idéalement accompagné d’un code-barres ou d’un QR code permettant de vérifier son authenticité à l’aide d’un simple smartphone.

Conservation et archivage

Assurer la formation et délivrer la certification est peut-être la partie la plus simple. Être en mesure de répondre à un contrôle, voilà le véritable défi ! Cela implique de conserver les attestations émises et les preuves du respect des conditions de délivrance pendant parfois plusieurs années, tout en étant capable de produire à la demande des copies et justificatifs. Un véritable casse-tête pour les organisations qui ne disposent pas d’une solution technique adéquate;

La fausse solution 

Face à ces nombreuses exigences, certaines solutions se contentent de générer des documents de type publipostage, intégrant quelques champs de fusion dans un simple fichier texte. Cela donne un document ayant l’apparence d’une certification… sans identification unique, ni traçabilité ! Ces « solutions » ne peuvent tromper longtemps. Elles exposent leurs clients à de lourdes conséquences en cas de contrôle. Pire encore, elles ne préviennent en rien contre les risques de falsification : quelle crédibilité auront alors vos documents ?

Ce que votre LMS doit impérativement permettre

Votre LMS doit être capable de délivrer des attestations associées à un identifiant unique. Idéalement, cet identifiant prendra la forme d’un code-barres ou d’un QR code. Les certifications générées doivent être des fichiers binaires échangeables avec d’autres systèmes (GED, SIRH, etc.). Elles doivent également intégrer des données de suivi de formation et de temps passé, facilement vérifiables par les autorités compétentes.

Takeaway : Trop de solutions numériques produisent des documents inconsistants et facilement falsifiables. Face à de tels enjeux, prendre le risque de voir tous vos documents invalidés par une autorité de contrôle — ou rejetés pour cause de falsification — n’est pas une option. Soyez exigeant : challengez votre fournisseur pour vous assurer que les certifications délivrées par l’outil proposé offrent toutes les garanties en matière de sécurité et de traçabilité.