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Intégrer les nouveaux entrants grâce au Smart Onboarding Portail
29 AVRIL 2016 / dispositifs
Les deux défis de l'intégration sont connus : raccourcir le délai d'opérationnalité du nouvel entrant et renforcer son engagement. Le Portail d'intégration constitue une partie de la réponse. Les entreprises auraient tort de s'en priver, d'autant que MOS-MindOnSite en a industrialisé la conception grâce à ses "Smart Onboarding Portals"…  Rencontre avec Elodie Primo, son CEO.

MOS-MindOnSite s’est fait une spécialité du développement des Portails de formation sur mesure, grâce à MOS Chorus, sa plateforme LMS dotée d’un outil auteur et d’un éditeur de portail natifs, et à son partenariat avec Demos, un des principaux groupes de formation européens dont l’éditeur est à la fois une filiale et un fournisseur clé dans la mesure où la stratégie Digital Learning de Demos est sous-tendue par la technologie MOS-MindOnSite.

Smart Learning Portal by MOS-MindOnSite

Cette expertise a débouché sur une approche originale - “Smart Learning Portal” (Portail de formation intelligent) - qu’on peut qualifier de tentative réussie d’industrialiser la conception, la production et le déploiement de Portails de formation métiers, thématiques, mixtes. L’éditeur a collaboré avec des experts de différents secteurs d’activité pour modéliser une série de Portails prenant en compte les interfaces, services aux utilisateurs, contenus de formation métiers ou thématiques… Pour Elodie Primo, CEO de MOS-MindOnSite, “les Smart Learning Portal permettent à toute entreprise, quelque soit son secteur d’activité et sa taille, de disposer très rapidement et à moindre coût d’un Portail de formation personnalisé.” Car ces portails sont immédiatement adaptables à l’identité visuelle, aux process de formation et de développement des compétences, aux contenus… On peut parler de “mesure industrielle” : “Nous offrons trois niveaux de personnalisation : le “prêt à l’emploi”, avec le logo de l’entreprise et des contenus sur étagère, ce qui conviendra bien, par exemple, à un portail pour les forces de vente ; le deuxième niveau passe par la personnalisation des modèles graphiques et des services, ainsi que par l’intégration de contenus tiers ; quant au troisième niveau, on arrive à créer des Portails à partir d’une page blanche, conçus, produits et déployés en conformité avec le cahier des charges de l’entreprise, ses délais, ses budgets.”

MOS-MindOnSite dispose d’une offre de Smart Learning Portals dans un grand nombre de secteurs d’activité : Banque Assurance, Agro Alimentaire, Santé, Aéronautique… Ces Portails intègrent souvent les partenaires de l’entreprise, par exemple quand il faut apporter la preuve que les formations attachées à un process qualité ont bien été réalisées auprès des sous-traitants.

Les enjeux sont importants : il s’agit pour la formation de se mettre au rythme du business, et de suivre ses accélérations, un enjeu sur lequel Elodie Primo insiste : “Nous aidons les responsables formation à livrer aussi vite que possible un portail correspondant aux besoins de leurs clients internes ou externes, tout en y consacrant le minimum de temps, parce qu’ils sont par ailleurs très occupés !”

Smart Onboarding Portal

Le Portail d’intégration est une déclinaison de cette approche Smart Learning Portal. Le but : intégrer au plus vite et au mieux les nouveaux entrants dans l’entreprise. Ce Portail d’intégration nouvelle manière est industrialisé dans sa conception / production pour optimiser les coûts et les temps de l’entreprise ; il est personnalisé dans son résultat : interface, contenus, services…

“La question clé du Onboarding, c’est celle de la bonne application des connaissances acquises en situation de travail : c’est à quoi s’emploient nos “Smart Onboarding Portals”. Ce que Elodie Primo décrit comme l’objectif de “renforcement”, atteint par des ressources de type quiz, flash card, lien vers les forums de discussion, plan d’action fondé sur les constats d’une évaluation 360°… - délivrées par le Portail.

Mais l’utilisation d’un Smart Onboarding Portal va bien au-delà, en particulier il contribue valablement à la préparation du nouvel entrant avant son arrivée effective dans l’entreprise : “Possibilité de maintenir le contact et d’informer le collaborateur sur son parcours d’intégration et son environnement de travail ! Possibilité aussi de se former grâce aux ressources mises à sa disposition sur le Portail….sous réserve que le service information donne un accès, et si l’authentification unique (SSO) est mise en oeuvre dans l’entreprise, c’est encore mieux ! Car le collaborateur n’aura pas besoin de s’identifier à chaque fois qu’il change d’application.” Idéalement alors, le collaborateur aura déjà rempli la paperasse administrative ; il connaîtra son environnement de travail et le trombinoscope du service : du temps gagné / libéré pour être investi sur ce qui compte : son job, le tissage de liens avec les équipes.

Autre intérêt du Smart Onboarding Portal, dans la phase de découverte : les vidéos de présentation de l’entreprise, de ses produits et services constituent un excellent outil de story telling, qui sera suivi de formations ou de discussions… “De ce point de vue, on peut parler de portail inversé comme on parle de classe inversée, et cette démarche est d’autant plus pertinente que la réalisation de vidéos de qualité convenable est aujourd’hui peu coûteuse.”

Ces nouveaux portails ? La prise de conscience, par l’entreprise, que nouveaux entrants doivent aussi devenir ses ambassadeurs !

Propos recueillis par Michel Diaz

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