Les outils de collaboration facilitent le travail, la communication, l’organisation, la gestion de données et améliorent la productivité des entreprises. Encore faut-il former à leur utilisation. Sans formation sur ces outils, vos collaborateurs ne pourront pas en tirer les bénéfices attendus.

Les outils de collaboration

Un outil de collaboration d’entreprise, ou outil collaboratif, permet aux collaborateurs d’une organisation de partager des informations en interne et de travailler efficacement à tout moment, depuis tout endroit. Il peut s’agir d’une plateforme de collaboration, d’un réseau social d’entreprise, d’un intranet, de logiciels de groupe de travail, d’outils de partage de fichiers ou même de vidéo-conférences.

Bien utilisés, ces outils simplifient la communication en entreprise. Mal intégrés, ils créent de la confusion et perturbent l’organisation du travail. Absents de vos pratiques, leur manque se fait sentir. En effet, ils sont devenus indispensables dans l’ère du numérique.

Télétravail, collaboration entre branches délocalisées, équipes mondialisées, échange à distance : il n’est pas rare de travailler sur un projet totalement en ligne, avec des collègues que l’on ne rencontre que rarement. De plus, le volume de données et de communications gérées au quotidien par chaque employé ne fait que croître.

Penser qu’on peut continuer de travailler sans systèmes de collaboration n’est aujourd’hui plus réaliste.

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Les risques d'une mauvaise utilisation des outils de collaboration

Une mauvaise utilisation des systèmes collaboratifs présente des risques pour la sécurité, l'organisation, le bien-être des collaborateurs et la productivité. Un outil mal utilisé peut apporter plus de problèmes que de bénéfices.

En effet, le partage d'informations et données sensibles ne doit pas se faire sans une formation préalable aux bons usages. Les utilisateurs de vos outils de partage doivent savoir comment ranger un document au bon endroit ou encore lui accorder les autorisations adéquates. En termes d'organisation, il est également important que chacun sache quoi utiliser et quand, afin de garder une cohésion. Pensez aux plannings par exemple : mal remplis, les calendriers deviennent source de confusion.

Ces soucis techniques peuvent causer du stress chez les collaborateurs, notamment s'ils ressentent une attente de la part de la direction à garder le même niveau de productivité alors qu'ils doivent s'adapter à de nouveaux outils. Tous n'ont pas la même aisance au numérique, et un manque de connaissances des outils collaboratifs peut entraîner un isolement : moindre participation aux réunions en ligne, exclusion de la boucle de l'information...

À terme, c'est toute la productivité d'une équipe qui est affectée.

La solution : la formation

Former aux systèmes de collaboration est le meilleur moyen d'en tirer des bénéfices en termes de productivité et d'organisation. Tous les collaborateurs n'ont pas les mêmes compétences, ni les mêmes façons d'apprendre. Une formation complète de la solution pour remédier aux écarts de connaissance et pallier aux difficultés rencontrées par certains.

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