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Connaissez-vous vraiment vos coûts de formation ?
11 FÉVRIER 2020 / evaluation
Michel Diaz
directeur associé
féfaur
Impossible de calculer le ROI d’une formation sans en connaître les coûts… Rien de plus simple ? C’est à voir ! Coûts fixes, coûts variables, coûts invisibles aux responsables formation… C’est peut-être là, dans cette élucidation des coûts, que la formation doit gagner en transparence… et en puissance d'argumentation !

Back to the basic : le retour sur investissement (RSI, ou ROI pour Return On Investment) est un ratio financier qui mesure le montant d'argent gagné (ou perdu), par rapport à la somme initialement investie dans un investissement (source : Wikipedia).

Personne ne semblant plus douter que la formation est un investissement (les pouvoirs publics y compris qui prêtent une oreille à ce que les entreprises puissent un jour enregistrer leurs investissements formation en haut de bilan), il devient indispensable / urgent de connaître la “somme initialement investie”.

Connaissez-vous vos coûts fixes ?

Les coûts fixes du service formation sont constitués des salaires “chargés” de ses collaborateurs, de celui des bureaux occupés, éventuellement de son centre de formation, et des équipements utilisés en formation. Peut y figurer sa participation (quote-part) aux frais fixes qui sont ceux de toute l’entreprise, notamment de fonctions support comme l’IT (c’est de bonne gestion).

Si vous ne connaissez pas encore vos coûts fixes dans le détail, pas de complexe ! La plupart des services formation n’en ont qu’une idée très approximative… Ce qui ne doit pas vous empêcher, au contraire, d’entre être curieux… avant que d’autres (la direction financière par exemple) le soit pour vous. Il ne s’agit pas de connaître le détail de ses coûts au centime près, mais d’en approximer valablement les grandes masses, d’anticiper sur leur évolution, de se préparer à les défendre.

Connaissez-vous vos coûts variables ?

Ce sont les coûts qui n’existeraient pas si la formation elle-même n’existait pas : vous n’avez aucune raison de payer un organisme de formation que vous n’avez pas fait travailler, ni d’acquitter les frais de séjour afférents à une formation qui n’a pas été programmée ! On le voit : ce sont les coûts les plus simples à connaître, car ils sont en général supportés par des factures d'achat… C’est pourquoi le budget formation est le plus souvent constitué de ces seuls coûts variables… 

Pour autant, êtes-vous sûrs de bien connaître tous vos coûts variables, alors que leur périmètre est par nature élastique. Dans certaines grandes entreprises, les frais de séjour et de déplacement, par exemple, émargent au budget de l’agence de voyage interne sans faire l'objet d'un reporting à la direction formation (si, si…). S’il n’y a rien à critiquer dans cette approche qui vise à rationaliser les achats de prestations (nuitées, transports, etc.), la direction formation ne doit pas s’en désintéresser : ces frais doivent entrer, d’une façon ou d’une autre, dans son modèle de coût.

Connaissez-vous les coûts d’un projet de formation ?

Si vous connaissez approximativement vos coûts fixes sur un an (c’est-à-dire sur l’exercice social de votre entreprise), il est possible d’imputer des coûts fixes à chaque projet de formation. Vous pouvez en effet utiliser la notion de coût fixe journalier, par exemple calculé comme le coût fixe annuel divisé par la capacité annuelle en jours de production (conception, animation des formations, etc.) de votre équipe de formateurs.

Fixation des coûts variables de formation ou variabilisation des coûts fixes ? 

Nombre d’entreprises se demandent s’il faut transformer les coûts variables en coûts fixes, concrètement : internaliser des formations jusqu’alors confiées à des prestataires / formateurs extérieurs. D’autres se posent la question inverse : quel serait l’impact sur les coûts du transfert à la sous-traitance de formations jusqu'ici données par des formateurs internes ? C'est rarement le service formation qui s'interroge là-dessus, mais plutôt la direction de l’entreprise qui prendra les devants. Mais les responsables formation peuvent se mettre en position d’argumenter valablement, pourvu qu'ils aient fait un bon tour du sujet des coûts fixes / variables… en n'omettant pas de simuler sur un temps long, car les niveaux d'engagement peuvent varier considérablement (par exemple il est plus facile de sortir d'un contrat de sous-traitance que de mettre fin à un contrat de travail). 

Distinguer budget du service formation et budget formation de l'entreprise…

Faut-il ou pas intégrer le coût salarial des stagiaires dans le budget formation ? Cette question n'est pas si souvent posée tant la réponse semble aller de soi : oui, il le faut ! C’est même le poste dont le coût est souvent le plus important. Mais on voit bien se profiler deux budgets distincts : le budget du service formation, tel qu'on l'a déjà rapidement évoqué, et le budget formation de l’entreprise qui embrasse d'une part le budget du service formation et d'autre part le coût salarial direct et indirect des collaborateurs en formation. Les deux doivent être évalués et "travaillés" séparément pour plus de clarté, puis mis en cohérence en utilisant des indicateurs comme la productivité du service formation (le nombre de personnes formées rapporté au nombre de collaborateurs du service formation, par exemple).

Les coûts du Digital Learning

Au moment où la formation doit se généraliser et augmenter sa fréquence, l'entreprise attend du service formation qu'il mette en œuvre des solutions pour réduire le coût salarial des collaborateurs en formation sans nuire à la qualité ni à l'efficacité d'ensemble de la formation. La réponse passe largement, on le sait, par le Digital Learning dont le coût est en train de grimper fortement dans le budget du service formation. Le coût du Digital Learning tient plus d'un investissement que du coût d'exploitation traditionnel auquel les directions formation sont habituées. C'est une autre compétence que les responsables formation doivent développer : apprendre à défendre un budget formation dont la part d'investissement (toujours un pari sur l'avenir) prend toujours plus d'importance.

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