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Parole d'expert : Pierre de Villeroché, Chef de Projet Marketing & Outils Web des Agefos PME Ile de France, revient sur les règles d'imputabilité du e-learning aux dépenses de formation professionnelle… 
La question n'est pas anodine. Le e-learning coûte cher, il s'immisce toujours plus dans les dispositifs de formation, en remplacement ou en complément des sessions présentielles dont le financement est quant à lui parfaitement encadré. Qu'en est-il de celui du e-learning ?
Bonne nouvelle pour les entreprises : "le financement du e-learning n'est guère plus complexe que celui du présentiel, selon Pierre de Villeroché". à quoi l'on pourrait toutefois ajouter que le financement de la formation traditionnelle n'apparaît pas forcément d'une grande clarté aux non-spécialistes…
Depuis la Circulaire de la DGEFP datant de juillet 2001, il n'y a en effet pas d'obstacle sur l'imputabilité du e-learning aux dépenses de formation. "Le droit du e-learning est le même que celui qui régit la formation en général, avec toutefois une spécificité : l'obligation d'encadrement pédagogique et technique, pour justifier la demande de prise en charge d'une action de formation." Un encadrement qui peut par exemple prendre la forme d'actions de tutorat (pédagogique) ou d'emails (technique).
Les moyens garantissant cet encadrement doivent explicitement figurer dans la convention de formation bien connue des responsables et des organismes de formation. Surtout Pierre de Villeroché insiste sur un point qui devrait soulager les professionnels : il n'est pas nécessaire que l'encadrement soit synchrone pour être accepté - l'utilisation d'un tutorat asynchrone peut faire l'affaire ! Et même aucun regroupement présentiel n'est nécessaire… Où l'on constate que les choses ont évolué dans le bon sens ces dernières années. Attention toutefois : l'entreprise qui souhaiterait obtenir le financement de modules e-learning simplement mis en ligne ou remis sur CD ROM sans autre forme d'accompagnement risque une fin de non-recevoir.
Si la convention de formation est obligatoire, le PIF, pour Protocole Individuel de Formation, ne l'est pas… Hautement recommandé tout de même : conclu entre le stagiaire et l'organisme de formation, il entre dans le détail du parcours de formation : activités constituant celui-ci, durée estimée de celles-ci, modalités d'évaluation, etc. Principe : il s'agit de s'assurer que "le stagiaire ait conscience dès le départ de la façon dont il va suivre la formation."
Un PIF qui peut être remplacé par tout autre type de document formalisé, dans le cas des formations internes à l'entreprise… "Mais le PIF ne se substitue pas à la convention de formation" ; au reste, pour parfaire la tangibilité de l'action de formation, il est indiqué que la convention de formation se réfère si possible à l'existence de ce protocole… Une demande des AGEFOS PME, en tout état de cause.
Au fond, l'objectif visé des organismes de contrôle comme des OPCA, nous le disions, est celui d'apprécier la réalité de l'action de formation. Et de ce point de vue aussi les choses ont évolué : la signature électronique est aujourd'hui admise, sous certaines conditions, de même que les tableaux de bord tirés de la plateforme LMS, avec les dates et la durée des actions de formation, quitte à ce que les entreprises reparamètrent leur plateforme pour répondre aux demandes des OPCA…
Autre problème épineux : le calcul de la durée de la formation, quand l'apprenant passe par un parcours de formation mixte, et notamment dans le suivi des modules… Règle : c'est le temps réellement passé par l'apprenant devant son module e-learning qui est financé, ou bien le temps initialement estimé même si l'apprenant a été beaucoup plus rapide que prévu… sous réservé qu'il ait atteint ses objectifs de formation.
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